Arvonta- ja kilpailurekisterin tietosuojaseloste
Päivitetty viimeksi 6.5.2020
Sisältö
Yleistä
1. Rekisterinpitäjä
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
3. Rekisterin nimi
4. Rekisteröidyt
5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus
6. Rekisterin tietosisältö
7. Säännönmukaiset tietolähteet
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
11. Rekisteröidyn oikeudet
12. Yhteydenotot
13. Tietosuojaselosteen muutosoikeus
Yleistä
Hämeenlinnan Postimerkkikerhon Nuoriso-osasto ry sitoutuu noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR), jota sovelletaan 25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa.
Tällä tietosuojaselosteella informoimme luonnollisia henkilöitä heidän henkilötietojensa käsittelystä. Henkilö hyväksyy tämän tietosuojaselosteen ehdot osallistuakseen Hämeenlinnan Postimerkkikerhon Nuoriso-osaston järjestämiin kilpailuihin ja arvontoihin.
1. Rekisterinpitäjä
Hämeenlinnan Postimerkkikerhon Nuoriso-osasto ry (Y-tunnus: 3042825-1)
Kanakouluntie 7b D 23, 13100 Hämeenlinna
sähköposti: nuoriso.pmk.hameenlinna@gmail.com
2. Yhteyshenkilö
Hämeenlinnan Postimerkkikerhon varapuheenjohtaja
Henri Seulanto
sähköposti: henri.seulanto (a) iki.fi
puh. 050 482 1423
3. Rekisterin nimi
Hämeenlinnan Postimerkkikerhon nuoriso-osaston arvonta ja kilpailurekisteri
4. Rekisteröidyt
Rekisteri muodostuu niistä luonnollisista henkilöistä, jotka osallistuvat Hämeenlinnan Postimerkkikerhon nuoriso-osaston järjestämiin kilpailuihin tai muihin arvontoihin.
5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kilpailun ja arvonnan yhteydessä annettujen henkilö- ja yhteystietojen käyttäminen voittajien valintaan ja palkintojen perille toimittamiseen.
Rekisterin tiedoista voidaan muodostaa erilaisia raportteja, joista yksittäistä henkilöä ei voida tunnistaa. Tietoja voidaan myös käyttää yhdistyksen toiminnan kehittämiseen ja tilastollisiin tarkoituksiin.
Henkilötietojen käsittelyn oikeutusperusteena on rekisteröidyn suostumus.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin eikä tietoja luovuteta kolmansille osapuolille.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavia tietoja: nimi* ja yhteystiedot*. Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys kilpailuun tai arvontaan osallistumiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja HSY ei voi suorittaa kilpailua tai arvontaa.
- Nimi
- Osoite
- Sähköposti
- Puhelinnumero
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietojen lähde on käyttäjä itse. Henkilön pyynnöstä häntä koskeva tieto voidaan poistaa rekisteristä. Poiston jälkeen poistettujen tietojen palauttaminen ei ole mahdollista.
Henkilötietoja säilytetään vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Rekisteriin tallennetut tiedot poistetaan heti, kun arvonnan tai kilpailun voittaja on selvillä ja hänet on tavoitettu palkinnon toimittamiseksi.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu henkilön kanssa. Esimerkiksi kilpailun tai voittajien nimet voidaan julkaista Hämeenlinnan Postimerkkikerhon Nuoriso-osasto ry:n blogi-sivulla, jos tähän on saatu henkilön lupa.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Yhdistys käsittelee henkilötietoja luottamuksellisesti. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla tiedot suojataan asiamukaisesti. Tiedot tallennetaan erilliseen tallennusjärjestelmään. Tietoja ei säilytetä paperisena.
Rekisteritietoihin on pääsy vain rekisterin ylläpitäjällä ja niillä yhdistyksen toiminassa mukana olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoa kilpailun päätökseen saattamisessa.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on alla mainitut oikeudet:
- Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
- Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
- Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
- Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
- Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsitelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
12. Yhteydenotot
Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, vaatia niihin oikaisua tai henkilö haluaa tietojaan poistettavan, tulee pyyntö lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen nuoriso.pmk.hameenlinna@gmail.com.
Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
13. Tietosuojaselosteen muutosoikeus
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä.
Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.
Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.
